Niko neće digitalizovati vaše poslovne procese umjesto vas
Država može uvesti eFakture. Kompanija može kupiti najnoviji softver. Tim može početi koristiti AI. Ipak, poslovni procesi mogu ostati jednako spori, nepregledni i zavisni od mejlova, tabela i ljudskog pamćenja.
Više od 20 godina razvijamo i implementiramo OWIS sistem. Danas ga aktivno koristi više od 100 organizacija, a kroz prodajne razgovore, analize i implementacije upoznali smo način rada, pa da ne pretjeramo, ali više od 1.000 kompanija i institucija.
Organizacije se razlikuju po veličini, industriji, broju zaposlenih i nivou tehnološke razvijenosti. Problemi koje susrećemo ipak su vrlo slični, od prvog dana pa sve do danas.
Dokumenti su često već elektronski. Kompanije imaju ERP, računovodstveni softver, zajedničke foldere, sisteme za fakture i brojne Excel tabele. Uprkos tome, zaposleni ne znaju uvijek ko treba napraviti sljedeći korak, rukovodstvo nema potpun pregled otvorenih obaveza, a važni predmeti i dalje zavise od mejlova, poziva i nečijeg pamćenja.
Zato je jedna od najvažnijih lekcija koju smo naučili jednostavna:
Digitalizacija procesa ne počinje softverom
Digitalizacija poslovanja često se poistovjećuje s uvođenjem novog alata.
Kupi se softver, dokumenti se prebace u elektronski oblik, zaposlenici dobiju korisničke račune i projekat se proglasi završenim.
Ali softver može automatizovati samo ono što je organizacija prethodno razumjela i definisala. Ako nije jasno kako proces počinje, ko u njemu učestvuje, ko donosi odluke, gdje nastaju zastoji i šta se događa kada nešto pođe drugačije od plana, novi alat neće automatski riješiti problem.
Može ga samo preseliti na ekran. Isto važi i za najnovije tehnologije. Kao što smo već pisali, AI agenti neće popraviti loše procese, samo će ih ubrzati.
eFakture u Srbiji: šta je SEF riješio?
Srbija je posljednjih godina napravila značajan korak u digitalizaciji fakturisanja.
Zakonom o elektronskom fakturisanju i uvođenjem Sistema elektronskih faktura, poznatijeg kao SEF, standardizovani su izdavanje, slanje, prijem, obrada i čuvanje elektronskih faktura, kao i značajan dio elektronskog evidentiranja PDV-a.
Obavezno izdavanje i čuvanje elektronskih faktura u transakcijama između subjekata privatnog sektora primjenjuje se od 1. januara 2023. godine.
To je važan infrastrukturni pomak.
Faktura više ne mora putovati u koverti, završiti na pogrešnom stolu ili čekati da je neko ručno unese u evidenciju. Njeno izdavanje i prijem imaju definisan elektronski kanal, status i zakonski okvir.
Ali SEF ne može znati kako je organizovana svaka pojedinačna kompanija.
Ne može znati ko je naručio robu ili uslugu. Ne zna da li je isporučena ugovorena količina, da li cijena odgovara ugovoru, postoji li prijemnica niti ko treba potvrditi da je posao zaista završen.
Država je digitalizovala važan dio razmjene. Ali nije, niti može, digitalizovati interne odluke, odgovornosti i način rada svake organizacije.
Tu digitalizacija kompanije tek počinje.
Šta SEF ne rješava?
Faktura je samo jedna tačka u širem poslovnom procesu.
Prije nego što se pojavi u SEF-u, u kompaniji je možda nastao zahtjev za nabavku. Neko ga je trebao odobriti, nakon čega je kreirana narudžbenica, izabran dobavljač, potpisan ugovor i izvršena isporuka.
Nakon prijema fakture potrebno je:
provjeriti njenu ispravnost
povezati je s ugovorom, narudžbenicom ili prijemnicom
potvrditi da je roba ili usluga isporučena
dobiti internu saglasnost
evidentirati i rasporediti trošak
izvršiti knjiženje
pripremiti plaćanje
U jednostavnom slučaju sve to može završiti nekoliko ljudi za nekoliko minuta.
U organizaciji sa stotinama zaposlenih, više lokacija, različitim nivoima ovlaštenja i velikim brojem dokumenata, isti proces lako postaje niz mejlova, poziva, tabela i ručnih podsjetnika.
Računovodstvo vidi fakturu, ali ne zna je li ugovorena cijena ispravna. Kolega koji je ugovorio posao zna odgovor, ali ne zna da ga neko čeka. Direktor treba dati saglasnost, ali zahtjev se izgubio među drugim porukama. Rok za plaćanje se približava, a niko nema cjelovit pregled gdje je proces stao.
SEF je ispunio svoju funkciju. Faktura je stigla elektronski.
Interni proces ipak nije digitalizovan.
O razlozima zbog kojih se ovo događa detaljnije smo pisali u blogu Zašto fakture kasne iako su digitalne?
Digitalizacija procesa u Srbiji
U razgovorima s kompanijama u Srbiji susreli smo gotovo sve moguće scenarije.
Neke koriste velike enterprise platforme. Druge su preuzele rješenje koje se koristi na nivou međunarodne grupe. Pojedine imaju specijalizovane DMS alate ili module povezane sa ERP-om. Neke su razvile vlastiti sistem, dok se u drugim organizacijama značajan dio posla i dalje vodi kroz mejlove i tabele.
U analiziranom uzorku kompanije koje su već digitalizovale dio poslovanja koristile su niz različitih rješenja. Nijedan alat nije se jasno izdvojio kao tržišni standard.
Na tržištu zato ne postoji samo podjela na kompanije koje imaju i one koje nemaju softver.
Mnogo važnija je razlika između organizacija koje kroz softver zaista upravljaju procesima i onih koje imaju nekoliko nepovezanih alata između kojih zaposleni ručno prenose informacije.
Glavni konkurent novom rješenju često nije drugi proizvođač softvera.
Glavni konkurent je rečenica: „Mi već nešto imamo.“
To „nešto“ može sasvim dobro obavljati svoju osnovnu funkciju. ERP može voditi finansijske evidencije. SEF može upravljati elektronskim fakturama. Zajednički folder može čuvati dokumente.
Problem nastaje kada nijedan od tih sistema ne prati cijeli tok rada kroz organizaciju.
Tada zaposleni povezuju sisteme ručno. Preuzimaju dokument iz jednog alata, šalju ga mejlom, upisuju status u tabelu, podsjećaju kolegu telefonom i na kraju ponovo unose podatke u drugi sistem.
Tehnički gledano, kompanija koristi softver. Operativno gledano, proces i dalje nose ljudi.
Digitalizacija procesa u BiH
U Bosni i Hercegovini digitalizacija nije uvijek pokrenuta jednim centralnim regulatornim sistemom poput SEF-a.
Organizacije su joj pristupale iz različitih razloga.
Neke su željele urediti prijem i distribuciju opšte pošte. Druge su imale problem s obradom ulaznih faktura, ugovorima ili internim odobravanjem. Treće su rasle toliko brzo da dotadašnji način rada više nije mogao pratiti broj zaposlenih, lokacija, dokumenata i odluka.
Bez obzira na početni razlog, obrazac je uglavnom isti.
Organizacija prvo pomisli da ima problem s dokumentima. Kroz analizu zatim postane jasno da dokument nije najveći problem.
Problem je ono što se oko njega dešava.
Ko ga prima? Ko provjerava podatke? Kome se prosljeđuje? Ko ima pravo odobriti određeni iznos? Šta se događa kada odgovorna osoba nije prisutna? Koliko se čeka na pojedini korak? Ko vidi da je rok probijen?
Kod nekih organizacija proces počinje fizičkim dokumentom koji se skenira na protokolu. Kod drugih dokument stiže elektronski i automatski pokreće predmet. Negdje se završeni podaci šalju u ERP na knjiženje, a povratna informacija vraća u sistem za upravljanje procesom.
U KappaStar Grupaciji procesi pet povezanih kompanija objedinjeni su kroz centralizovanu obradu faktura i integraciju s postojećim ERP sistemom.
Digitalizacija zato ne znači da svaka organizacija mora raditi identično.
Znači da njen stvarni način rada mora postati vidljiv, uređen i mjerljiv.
Gdje se kriju poslovni procesi?
Kada se pomene poslovni proces, mnogi zamišljaju složene dijagrame, pravilnike od stotinu stranica i konsultante koji mjesecima pomjeraju kvadratiće po prezentaciji.
Većina procesa je mnogo običnija.
Proces postoji kada zaposleni pošalje ugovor pravnoj službi na pregled.
Proces postoji kada direktor treba odobriti trošak.
Proces postoji kada HR prikuplja dokumentaciju novog zaposlenika.
Proces postoji kada se zahtjev za nabavku prosljeđuje između odjela.
Proces postoji kada se narudžbenica, prijemnica i faktura moraju međusobno provjeriti.
Proces postoji kada neko mejlom pita kolegu: „Jesi li stigao pogledati ono?“
Ako se određena aktivnost ponavlja, prolazi kroz više ljudi, zavisi od odluke ili ima rok, vrlo vjerovatno imate proces.
Čak i kada ga još ne zovete tako.
Razlika je samo u tome da li je taj proces jasno definisan ili postoji kao skup nepisanih pravila koja zaposleni uče kroz iskustvo.
Zašto softver ne rješava loš proces?
Kompanije često kreću obrnutim redoslijedom.
Prepoznaju problem, pogledaju nekoliko prezentacija, izaberu alat s najdužom listom funkcionalnosti i tek tokom implementacije pokušaju utvrditi šta bi taj softver zapravo trebao podržati.
Tada obično nastaje jedan od dva problema.
U prvom slučaju organizacija pokušava svoj način rada nasilno prilagoditi rigidnom softveru. Korisnici dobijaju korake koji nemaju smisla, unose podatke koji im ne trebaju i traže zaobilazne načine da završe posao.
U drugom slučaju postojeći proces se bez preispitivanja preslika u digitalni oblik.
Ako je ranije dokument čekao tri dana na nečijem stolu, sada tri dana čeka u elektronskom inboxu. Ako odgovornost prije nije bila jasna, neće postati jasna samo zato što je zahtjev sada prikazan na ekranu.
Dobije se isti problem, samo bez fascikle.
Prije izbora softvera potrebno je razumjeti kako proces stvarno funkcioniše, a ne samo kako je opisan u proceduri.
Gdje počinje? Ko u njemu učestvuje? Ko donosi odluke? Gdje se najčešće čeka? Koji podaci nedostaju? Šta se događa kada neko odbije zahtjev? Ko treba imati pregled nad cijelim procesom?
Tek nakon toga softver može postati rješenje.
U suprotnom postaje samo još jedan sistem koji zaposleni moraju zaobilaziti.
Sličan problem javlja se i kada kompanija postojeću organizacijsku složenost pokušava riješiti kombinacijom opštih alata. Excel, SharePoint i email mogu biti korisni, ali sami po sebi ne daju kontrolu nad poslovnim procesom.
Treba li vam softver za svaki proces?
Druga česta greška je da svaki odjel svoj problem rješava zasebno.
Finansije nabave alat za fakture. Pravna služba uvede sistem za ugovore. Administracija koristi drugo rješenje za poštu. HR ima vlastitu aplikaciju, dok se interne saglasnosti i zahtjevi nastavljaju voditi kroz mejlove i tabele.
Svaki alat pojedinačno može biti dobar.
Ali organizacija kao cjelina dobija više korisničkih računa, više baza podataka, više mjesta za pretragu i još manje jedinstvenog pregleda.
Po jedan softver za svaki proces možda i nije najbolje rješenje…
Zato OWIS nije razvijen samo kao elektronska arhiva ili alat za jedan unaprijed definisan proces.
OWIS je platforma kroz koju organizacija može modelirati, voditi i pratiti različite tokove rada:
ulazne fakture
ugovore
opštu poštu
nabavke
narudžbe
interne zahtjeve i saglasnosti
HR procedure
specifične procese karakteristične za njeno poslovanje
To ne znači da jedna platforma treba zamijeniti svaki specijalizovani poslovni sistem.
ERP i dalje treba raditi ono za šta je namijenjen. SEF treba ostati centralno mjesto za zakonski definisanu razmjenu elektronskih faktura. Drugi specijalizovani alati mogu nastaviti obavljati svoje funkcije.
Poenta je da organizacija ne mora kupovati novu izolovanu aplikaciju svaki put kada prepozna proces koji želi urediti.
Platforma za upravljanje procesima može povezati ljude, dokumente, odluke i postojeće sisteme u jedan smislen tok rada. Više o povezivanju postojećih sistema obrađeno je u tekstu OWIS i ERP integracija bez koda.
Kako dobiti pregled poslovanja?
Za zaposlenika digitalizacija znači da lakše pronađe dokument, zna koji je njegov sljedeći zadatak i ne mora ručno podsjećati kolege.
Za rukovodstvo ona mora značiti mnogo više.
Koliko je predmeta trenutno otvoreno?
Na kojem koraku najčešće nastaju zastoji?
Koliko prosječno traje odobravanje fakture ili ugovora?
Koji rokovi se probijaju?
Da li određeni odjel ili osoba redovno postaju usko grlo?
Koliko se predmeta vraća na dopunu?
Šta je završeno, šta čeka i zbog čega?
Kada se proces vodi kroz mejlove, pozive i odvojene tabele, odgovori na ova pitanja zavise od ručnog prikupljanja informacija.
Kada se vodi kroz sistem, svaki korak ostavlja trag.
Dokument ima status. Zadatak ima odgovornu osobu. Aktivnost ima vrijeme izvršenja. Odluka ima historiju. Rukovodstvo više ne mora pitati deset ljudi šta se dešava, jer može vidjeti stanje procesa.
To je šira vrijednost digitalizacije.
Ne samo brže izvršavanje pojedinačnih zadataka, nego bolje razumijevanje načina na koji organizacija posluje.
Informacije pritom ne moraju ostati skrivene u dugim listama i izvještajima. OWIS radni prostori i widgeti omogućavaju da različiti korisnici na jednom mjestu vide upravo one procese, zadatke i pokazatelje koji su im važni.
Kako početi digitalizaciju procesa?
Prije nego što pogledate listu funkcionalnosti bilo kojeg rješenja, potrebno je odgovoriti na nekoliko osnovnih pitanja:
Šta pokreće proces?
Ko sve učestvuje u njemu?
Ko donosi odluke i na osnovu kojih informacija?
Koji dokumenti nastaju ili se koriste?
Gdje proces najčešće stane?
Koji rokovi i nivoi odgovornosti postoje?
Šta se događa kada neko odbije zahtjev ili nedostaje dokumentacija?
Koje informacije rukovodstvo treba pratiti?
S kojim postojećim sistemima proces mora razmjenjivati podatke?
Može li ista platforma pokriti i druge slične procese u organizaciji?
Odgovori na ova pitanja ne moraju odmah biti savršeni.
Ali bez njih je teško razlikovati softver koji će unaprijediti poslovanje od softvera koji će samo digitalno sakriti postojeći haos.
Kako bi kompanije lakše prošle cijeli put, od analize postojećeg stanja do izbora rješenja, implementacije i kontinuirane optimizacije, pripremili smo besplatan Vodič za digitalizaciju upravljanja procesima i dokumentima u privatnom sektoru.
Vodič kroz devet konkretnih koraka pomaže organizacijama da prije kupovine softvera procijene svoje potrebe, ciljeve, resurse i spremnost tima, te izbjegnu skupe promašaje tokom implementacije.
Digitalizacija počinje analizom
Država može izgraditi digitalnu infrastrukturu i propisati elektronsku razmjenu dokumenata.
Proizvođači softvera mogu razviti alate za automatizaciju, integracije i upravljanje zadacima.
Konsultanti mogu pomoći organizaciji da analizira i unaprijedi način rada.
Ali niko izvana ne može umjesto kompanije jasno definisati njene odgovornosti, rokove, pravila i način donošenja odluka.
Zato digitalizacija poslovnih procesa ne počinje kupovinom licence.
Počinje iskrenim pogledom na to kako se posao zaista obavlja.
Najveći izazov nije pretvoriti papir u PDF niti povezati dva informaciona sistema. Najveći izazov je učiniti rad organizacije vidljivim, jasnim i mjerljivim.
Tek tada softver prestaje biti još jedan alat.
Postaje način da se poslovanjem zaista upravlja.