Povežite Navision, SAP, Pantheon ili bilo koji ERP s OWIS-om u realnom vremenu – bez duplog unosa i skupih prilagođenih integracija

Uvod: Kad procesi traže više nego što ERP može da ponudi

ERP sistemi su srce većine organizacija: bilježe podatke, čuvaju brojeve, vode finansije. I iako neki ERP-ovi imaju workflow module, oni najčešće nisu dizajnirani da budu alat za upravljanje poslovnim procesima kroz cijelu organizaciju.

U stvarnosti, većina procesa – od ugovora i narudžbi, do faktura i odobrenja – traži više: jasne tokove, validacije po internim pravilima, zakonsku usklađenost, odgovornost i transparentnost. To je prostor u kojem OWIS stupa na scenu.

Ali – kako uvesti još jedan sistem, a da to ne izazove revolt korisnika? Kako spriječiti dupli rad, greške, nepotrebnu komplikaciju?

Dva sistema, jedan cilj: precizna i pouzdana realizacija procesa

OWIS se ne takmiči s ERP-om. On komplementira ERP.

ERP je sistem za podatke.

OWIS je sistem za tokove.

Ono gdje ERP bilježi — OWIS pita: ko, kad, zašto i s čijim odobrenjem.

Ova podjela uloga je prirodna. Ali implementacijski, često postaje izvor problema: ako uvodimo još jedan sistem, to znači više rada, više tačaka za grešku i više zbunjenih korisnika.

Zato se integracije ne postavljaju kao luksuz – nego kao apsolutna potreba.

Klasične integracije: spore, skupe i krhke

Tradicionalni pristupi – poput direktnih veza na bazu, prilagođenih konektora ili ad hoc API skripti – često završe kao privremena rješenja koja postanu trajna komplikacija.

Teško ih je prilagođavati.

Svaka promjena u ERP-u „lomi“ integraciju.

Potrebni su programeri.

Dokumentacija često ne postoji.

U praksi, to često znači da kad nešto pukne, ne zna se ni gdje ni zašto. Promjena u jednom sistemu ruši sve.

Ok, možda malo dramimo, ali poenta je i dalje tu – takve integracije su rigidne, skupe i ne nude fleksibilnost koja je danas potrebna.

Kako Automation Flow rješava integraciju – primjer ulaznih faktura

Budući da u OWIS-u često partnerima pomažemo da optimiziraju radne tokove za obradu ulaznih faktura, vrlo brzo postane jasno: proces neće biti potpun bez integracije s ERP sistemom. Jer iako se faktura odobrava kroz OWIS, njena finalna destinacija je ERP — gdje se vodi evidencija, knjiži i plaća.

Ako želimo da proces donese punu vrijednost, moramo osigurati da se OWIS i ERP „razumiju“ bez dodatnog napora korisnika.

Zato smo razvili Automation Flow – naš alat za automatizaciju razmjene podataka između OWIS-a i drugih sistema, bez potrebe za kodiranjem. Flow-ovi se vizualno slažu, povezuju u tok i rade tiho u pozadini — sve što korisnik vidi je da „sve funkcioniše“.

1.Prijem i obrada fakture u OWIS-u

Faktura stiže (fizički ili elektronski), evidentira se u OWIS-u i prolazi standardni proces. Korisnici u toku procesa unose ključne podatke: dobavljača, iznos, valutu, broj dokumenta, datume, raspored troška i sve druge informacije dogovorene s klijentom. OWIS tako postaje mjesto gdje faktura prvo biva validirana, pregledana i odobrena — u skladu s pravilima firme.

*Podaci o fakturi - Forma se prilagođava prema potrebama i ERP integraciji*

2.Slanje podataka u ERP putem Automation Flow-a

U trenutku kada je faktura prošla finalnu validaciju, korisnik izvršava određenu akciju u OWIS-u, kojom se pokreće Automation Flow.
Flow preuzima podatke iz OWIS-a i automatski ih šalje u ERP sistem — gdje se kreira dokument sa svim neophodnim informacijama.

*Automation Flow – Konfiguracija integracije kroz vizualni dizajner*

3.ERP obrada i povrat informacija u OWIS

Nakon što je dokument u ERP-u obrađen (npr. proknjižen), ERP pokreće novi Automation Flow koji šalje povratnu informaciju natrag u OWIS.
Ta informacija se ne zapisuje „negdje sa strane“, već postaje automatski dio procesa u OWIS-u: kreira se sistemska akcija koja evidentira događaj (npr. "faktura proknjižena"), a dodatno se može prenijeti i broj dokumenta koji je dodijelio ERP, radi kasnije pretrage ili izvještavanja.

*Faktura proknjižena - Podaci o ključnim događajima se iz ERP sistema vraćaju u OWIS*

Rezultat?

✅ OWIS i ERP „pričaju“ u realnom vremenu

✅ Nema ručnog unošenja podataka s jednog mjesta na drugo

✅ Status fakture je uvijek poznat – u oba sistema

✅ Jedna verzija istine — bez tablica, e-mailova i dodatnih provjera

Upravo ovakav tok — transparentan, automatiziran i bez trenja — omogućava da OWIS i ERP zajedno funkcionišu kao jedan prošireni sistem, a ne kao dva odvojena svijeta.

5. „Ali, to nije sve...“

Šta još može Automation Flow?

Pokretati tokove u realnom vremenu ili po rasporedu (npr. svakih 5 minuta)
Dobavljati podatke iz drugog sistema i automatski kreirati predmete u OWIS-u
Slati podatke u ERP nakon validacije – bez ljudske intervencije
Obavještavati korisnike ako nešto „zapne“
Voditi detaljne logove o svakom koraku i svakom odgovoru sistema

Ako se i dogodi greška — zna se gdje. I zna se zašto.

A šta ako promijenimo ERP?

Iako se to ne dešava često — dešava se. Zamjena Navisiona za SAP, prelazak s Pantheona na nešto novo...

Kod klasičnih integracija, to znači: sve ispočetka. Novi projekt. Novi trošak.

Kod Automation Flow-a, to znači: zamijeniti jednu vezu u flowu.

OWIS ne ovisi o konkretnom ERP-u — nego o protokolu komunikacije.

Zaključak: kad svako radi ono u čemu je najbolji

U ekonomiji postoji pojam komparativne prednosti — najveći učinak dolazi kada svako radi ono što najbolje zna.

Dakle, kako smo rekli na početku:

ERP vodi podatke.

OWIS vodi procese.

Automation Flow ih povezuje.

Korisnik ne osjeća ništa osim toga da – sve teče. Bez skakanja između aplikacija, bez duplog rada, bez izgubljenih statusa.

Automation Flow brine da između sistema ne nastane tišina.

OWIS i ERP integracija bez koda: kako OWIS Automation Flow stvara jedinstven procesni tok