OWIS i ERP integracija bez koda: kako OWIS Automation Flow stvara jedinstven procesni tok
Povežite Navision, SAP, Pantheon ili bilo koji ERP s OWIS-om u realnom vremenu – bez duplog unosa i skupih prilagođenih integracija
Uvod: Kad procesi traže više nego što ERP može da ponudi
ERP sistemi su srce većine organizacija: bilježe podatke, čuvaju brojeve, vode finansije. I iako neki ERP-ovi imaju workflow module, oni najčešće nisu dizajnirani da budu alat za upravljanje poslovnim procesima kroz cijelu organizaciju.
U stvarnosti, većina procesa – od ugovora i narudžbi, do faktura i odobrenja – traži više: jasne tokove, validacije po internim pravilima, zakonsku usklađenost, odgovornost i transparentnost. To je prostor u kojem OWIS stupa na scenu.
Ali – kako uvesti još jedan sistem, a da to ne izazove revolt korisnika? Kako spriječiti dupli rad, greške, nepotrebnu komplikaciju?
Dva sistema, jedan cilj: precizna i pouzdana realizacija procesa
OWIS se ne takmiči s ERP-om. On komplementira ERP.
ERP je sistem za podatke.
OWIS je sistem za tokove.
Ono gdje ERP bilježi — OWIS pita: ko, kad, zašto i s čijim odobrenjem.
Ova podjela uloga je prirodna. Ali implementacijski, često postaje izvor problema: ako uvodimo još jedan sistem, to znači više rada, više tačaka za grešku i više zbunjenih korisnika.
Zato se integracije ne postavljaju kao luksuz – nego kao apsolutna potreba.
Klasične integracije: spore, skupe i krhke
Tradicionalni pristupi – poput direktnih veza na bazu, prilagođenih konektora ili ad hoc API skripti – često završe kao privremena rješenja koja postanu trajna komplikacija.
Teško ih je prilagođavati.
Svaka promjena u ERP-u „lomi“ integraciju.
Potrebni su programeri.
Dokumentacija često ne postoji.
U praksi, to često znači da kad nešto pukne, ne zna se ni gdje ni zašto. Promjena u jednom sistemu ruši sve.
Ok, možda malo dramimo, ali poenta je i dalje tu – takve integracije su rigidne, skupe i ne nude fleksibilnost koja je danas potrebna.
Kako Automation Flow rješava integraciju – primjer ulaznih faktura
Budući da u OWIS-u često partnerima pomažemo da optimiziraju radne tokove za obradu ulaznih faktura, vrlo brzo postane jasno: proces neće biti potpun bez integracije s ERP sistemom. Jer iako se faktura odobrava kroz OWIS, njena finalna destinacija je ERP — gdje se vodi evidencija, knjiži i plaća.
Ako želimo da proces donese punu vrijednost, moramo osigurati da se OWIS i ERP „razumiju“ bez dodatnog napora korisnika.
Zato smo razvili Automation Flow – naš alat za automatizaciju razmjene podataka između OWIS-a i drugih sistema, bez potrebe za kodiranjem. Flow-ovi se vizualno slažu, povezuju u tok i rade tiho u pozadini — sve što korisnik vidi je da „sve funkcioniše“.
1.Prijem i obrada fakture u OWIS-u
Faktura stiže (fizički ili elektronski), evidentira se u OWIS-u i prolazi standardni proces. Korisnici u toku procesa unose ključne podatke: dobavljača, iznos, valutu, broj dokumenta, datume, raspored troška i sve druge informacije dogovorene s klijentom. OWIS tako postaje mjesto gdje faktura prvo biva validirana, pregledana i odobrena — u skladu s pravilima firme.
Podaci o fakturi - Forma se prilagođava prema potrebama i ERP integraciji
2.Slanje podataka u ERP putem Automation Flow-a
U trenutku kada je faktura prošla finalnu validaciju, korisnik izvršava određenu akciju u OWIS-u, kojom se pokreće Automation Flow.
Flow preuzima podatke iz OWIS-a i automatski ih šalje u ERP sistem — gdje se kreira dokument sa svim neophodnim informacijama.
Automation Flow – Konfiguracija integracije kroz vizualni dizajner
3.ERP obrada i povrat informacija u OWIS
Nakon što je dokument u ERP-u obrađen (npr. proknjižen), ERP pokreće novi Automation Flow koji šalje povratnu informaciju natrag u OWIS.
Ta informacija se ne zapisuje „negdje sa strane“, već postaje automatski dio procesa u OWIS-u: kreira se sistemska akcija koja evidentira događaj (npr. "faktura proknjižena"), a dodatno se može prenijeti i broj dokumenta koji je dodijelio ERP, radi kasnije pretrage ili izvještavanja.
Faktura proknjižena - Podaci o ključnim događajima se iz ERP sistema vraćaju u OWIS
Rezultat?
✅ OWIS i ERP „pričaju“ u realnom vremenu
✅ Nema ručnog unošenja podataka s jednog mjesta na drugo
✅ Status fakture je uvijek poznat – u oba sistema
✅ Jedna verzija istine — bez tablica, e-mailova i dodatnih provjera
Upravo ovakav tok — transparentan, automatiziran i bez trenja — omogućava da OWIS i ERP zajedno funkcionišu kao jedan prošireni sistem, a ne kao dva odvojena svijeta.
5. „Ali, to nije sve...“
Šta još može Automation Flow?
Pokretati tokove u realnom vremenu ili po rasporedu (npr. svakih 5 minuta)
Dobavljati podatke iz drugog sistema i automatski kreirati predmete u OWIS-u
Slati podatke u ERP nakon validacije – bez ljudske intervencije
Obavještavati korisnike ako nešto „zapne“
Voditi detaljne logove o svakom koraku i svakom odgovoru sistema
Ako se i dogodi greška — zna se gdje. I zna se zašto.
A šta ako promijenimo ERP?
Iako se to ne dešava često — dešava se. Zamjena Navisiona za SAP, prelazak s Pantheona na nešto novo...
Kod klasičnih integracija, to znači: sve ispočetka. Novi projekt. Novi trošak.
Kod Automation Flow-a, to znači: zamijeniti jednu vezu u flowu.
OWIS ne ovisi o konkretnom ERP-u — nego o protokolu komunikacije.
Zaključak: kad svako radi ono u čemu je najbolji
U ekonomiji postoji pojam komparativne prednosti — najveći učinak dolazi kada svako radi ono što najbolje zna.
Dakle, kako smo rekli na početku:
ERP vodi podatke.
OWIS vodi procese.
Automation Flow ih povezuje.
Korisnik ne osjeća ništa osim toga da – sve teče. Bez skakanja između aplikacija, bez duplog rada, bez izgubljenih statusa.
Automation Flow brine da između sistema ne nastane tišina.