Digitalni dokumenti su zamijenili papir. A šta je s procesom?
Faktura stigne emailom. Neko je spremi u folder, evidentira u ERP-u i proslijedi osobi koja treba potvrditi trošak. Nekoliko dana kasnije, kada dobavljač pita za status, počinje potraga: ko je posljednji vidio dokument, je li odobren, postoji li novija verzija i zašto još nije proknjižen?
Papira u toj priči gotovo da i nema. Dokument je digitalan od početka. Ipak, proces oko njega i dalje zavisi od poruka, poziva, pamćenja ljudi i ručnih provjera.
To je razlika koja postaje presudna kada kompanija raste: digitalni dokument olakšava čuvanje i razmjenu informacija, ali tek digitalizovan proces daje pregled nad onim što se s dokumentom dešava.
Digitalni dokument olakšava čuvanje i razmjenu informacija, ali tek digitalizovan proces daje pregled nad onim što se s dokumentom dešava
Digitalni dokument je početak, ne završetak digitalizacije
PDF faktura, skenirani dopis, ugovor u zajedničkom folderu ili narudžba upisana u tabelu jesu digitalni dokumenti. Oni zamjenjuju papir i u mnogim situacijama značajno olakšavaju svakodnevni rad.
Ali poslovni dokument rijetko postoji sam za sebe. Faktura traži provjeru i odobrenje. Ugovor prolazi kroz usaglašavanje, verzije i potpise. Narudžba pokreće aktivnosti koje uključuju više ljudi, rokova i odluka.
Zato se pravo pitanje ne završava sa: „Imamo li dokument digitalno?“ Važnije je: „Vidimo li njegov put kroz organizaciju?“
Ako status dokumenta postoji samo u nečijem inboxu, ako se sljedeći korak dogovara porukom, a izvještaj nastaje ručnim spajanjem podataka iz više mjesta, digitalizovan je format, ali ne i cijeli proces.
Kada proces zavisi od inboxa i pamćenja
Ovakav način rada često nije rezultat loše organizacije. Naprotiv, može dugo funkcionisati zato što zaposleni dobro poznaju posao i jedni druge. Neko zna kome treba proslijediti fakturu, neko prati ugovore u vlastitoj tabeli, a neko pamti koje narudžbe zahtijevaju dodatnu provjeru.
Međutim, kada pregled procesa živi u iskustvu pojedinaca, kompanija postaje zavisna od toga da su pravi ljudi uvijek dostupni i da imaju vremena ručno povezati informacije.
Problem postaje vidljiv u vrlo običnim situacijama: kolega je na godišnjem odmoru, osoba koja odobrava dokument nije vidjela email, dva tima koriste različite verzije istog fajla ili menadžment želi pregled koji se ne može dobiti bez nekoliko sati prikupljanja podataka.
Tada nije problem u tome što ljudi ne rade svoj posao. Problem je što sistem od njih traži da svaki put iznova rekonstruišu proces koji bi već morao biti vidljiv.
Rast traži vidljivost, ne još jednu tabelu
Dok je obim posla manji, procesi oslonjeni na email, foldere i Excel mogu djelovati dovoljno praktično. Ipak, rast ne povećava samo broj dokumenata. Povećava broj provjera, izuzetaka, odobrenja, učesnika i trenutaka u kojima nešto može zastati.
Kod stotinu faktura ili manjeg broja ugovora, status se možda može pratiti uz dodatni trud. Kada se povećaju obim poslovanja, broj timova ili složenost pravila, ista logika počinje proizvoditi kašnjenja i nejasnoće.
Najčešća reakcija je dodavanje nove evidencije: još jedne tabele, dodatnog foldera ili nove email procedure. Time se privremeno pokrije problem, ali se istovremeno stvara još jedno mjesto koje treba ručno održavati i provjeravati.
Kompaniji koja raste nije potreban veći broj odvojenih informacija. Potrebna joj je jasna slika procesa: šta je zaprimljeno, gdje se nalazi, ko treba djelovati, koliko traje obrada i u kojim fazama najčešće dolazi do zastoja.
Šta znači imati proces pod kontrolom?
Proces je pod kontrolom kada dokument više nije samo fajl koji neko treba pronaći, nego dio jasno vođenog poslovnog toka.
To znači da je status vidljiv, da je naredni korak definisan, da su odgovornosti i rokovi jasni, da su izmjene evidentirane i da se podaci o trajanju procesa mogu koristiti za izvještavanje i unapređenje rada.
Takva vidljivost nije namijenjena dodatnom pritisku na zaposlene. Upravo suprotno: smanjuje potrebu za pitanjima, podsjetnicima i ručnim provjerama. Finansijski tim ne mora tražiti informaciju o tome čije odobrenje faktura čeka. Menadžer ne mora pozivati nekoliko ljudi da bi razumio zbog čega narudžba kasni. Podaci o procesu postoje tamo gdje proces i traje.
Tek tada organizacija može razlikovati pojedinačni zastoj od problema koji se redovno ponavlja. A tek tada digitalizacija počinje doprinositi boljem odlučivanju, umjesto samo urednijem arhiviranju dokumenata.
Kako digitalizovani proces izgleda u praksi?
OWIS je sistem za digitalizaciju poslovnih procesa, u kojem dokument nije samo pohranjen, nego povezan sa koracima, rokovima, odgovornostima i informacijama potrebnim za njegovo praćenje. Umjesto da se poslovni tok vodi kroz kombinaciju emaila, PDF dokumenata i paralelnih tabela, proces se može voditi unutar jednog sistema sa vidljivim statusom i historijom aktivnosti.
Kako to izgleda u konkretnim poslovnim situacijama može se vidjeti kroz javno dostupne OWIS primjere: obradu ulaznih faktura i digitalizaciju protokola u Bingo Group, obradu ulaznih faktura u KappaStar Grupaciji, narudžbi u AutoParts24 i ugovora u EKI.
Riječ je o različitim procesima i različitim organizacijama, ali ih povezuje ista potreba: dokument postaje mnogo korisniji kada organizacija može upravljati tokom aktivnosti koji taj dokument pokreće.
Digitalizacija poslovnih procesa počinje kontrolom
Kompanija može imati digitalne fakture, ERP, zajedničke foldere i online komunikaciju, a da i dalje ne može odmah odgovoriti na pitanje gdje se određeni dokument nalazi i šta se čeka.
Zato digitalizacija nije završena trenutkom kada papir postane PDF. Njena stvarna vrijednost počinje kada proces postane vidljiv, pratljiv i dovoljno jasan da organizacija njime može upravljati i kada poslovanje postane složenije.
Digitalan dokument čuva informaciju. Digitalizovan proces daje kontrolu nad onim što se s tom informacijom treba dogoditi.