Digitalizacija protokola i obrade ulaznih faktura u OWIS sistemu: Bingo Group

O klijentu

Bingo je najveći trgovinski lanac u Bosni i Hercegovini, sa sjedištem u Tuzli i razgranatom mrežom maloprodajnih objekata i distribucijskih centara. Razmjer poslovanja podrazumijeva i intenzivan tok dokumenata — od opće korespondencije sa dobavljačima, partnerima i institucijama, do hiljada ulaznih faktura mjesečno koje moraju biti precizno obrađene, evidentirane i proknjižene. 

Problem

Bingo je već koristio elektronski protokol, ali postojeće rješenje pokrivalo je samo pojedine segmente korespondencije i nije pratilo rast organizacije. Procesi obrade ulaznih faktura nisu bili integrisani sa protokolom u zaokruženu cjelinu. Ključni izazovi s kojima se klijent suočavao bili su: 

Ograničen opseg postojećeg protokola: Ranije rješenje pokrivalo je samo pojedine vrste korespondencije, čime je dio toka dokumenata ostajao izvan jedinstvene digitalne evidencije. 

Razdvojene evidencije ulazne i izlazne pošte: Ulazna i izlazna korespondencija vodile su se u odvojenim knjigama, bez međusobnog povezivanja, što je otežavalo praćenje cjelovitih komunikacionih nizova. 

Visok mjesečni volumen ulaznih faktura: Kroz organizaciju prolazi između 5.000 i 6.000 ulaznih faktura mjesečno, što je proces likvidacije i knjiženja činilo zahtjevnim u pogledu vremena, koordinacije i kontrole. 

Nepovezanost protokola i obrade ulaznih faktura: ERP sistem klijenta omogućavao je knjiženje, ali nije postojao zaokružen tok koji bi povezivao prijem fakture, internu obradu, likvidaciju na mjestu troška i konačno knjiženje u jedinstvenu cjelinu. 

Ograničena vidljivost statusa obrade: Bez centralizovane platforme, u realnom vremenu nije bilo moguće utvrditi gdje se određeni dokument nalazi i koliko se vremena troši u pojedinim fazama procesa. 

Rješenje

Korak 1: Analiza i definisanje opsega 

U dogovoru sa klijentom, OWIS tim je definisao dva paralelna toka odvojene kompleksnosti: jedan za opću poštu, koji obuhvata svu ulaznu i izlaznu korespondenciju, i drugi, znatno zahtjevniji, za obradu ulaznih faktura. 

Korak 2: Implementacija procesa opće pošte 

Za opštu poštu uspostavljen je jedinstveni protokol koji u istom sistemu objedinjuje ulaznu i izlaznu korespondenciju. Razdvojene evidencije zamijenjene su centralizovanom platformom u kojoj zaposleni imaju potpun uvid u komunikacione tokove organizacije, uz definisana pravila zavođenja, distribucije i arhiviranja. Dodatno, kroz Automation Flow razvijen je mehanizam za masovni import ulazne i izlazne pošte, što značajno ubrzava obradu velikih količina dokumenata u odnosu na pojedinačno zavođenje. Time je i opšta pošta, uz centralizaciju, dobila skalabilnu komponentu prilagođenu operativnom volumenu klijenta. 

Korak 3: Implementacija procesa ulaznih faktura 

Proces ulaznih faktura projektovan je u skladu sa operativnom stvarnošću klijenta — budući da većina faktura i dalje pristiže u fizičkom obliku, tok započinje skeniranjem na protokolu. Dalji koraci uključuju: 

Distribucija obrađivačima na mjestu troška: Po zavođenju, faktura se kroz OWIS prosljeđuje odgovornim korisnicima u organizacionoj jedinici na koju se trošak odnosi. 

Likvidacija ili prosljeđivanje računovodstvu: Obrađivači likvidiraju fakturu direktno u OWIS-u ili je prosljeđuju računovodstvu na finalnu likvidaciju, u skladu sa internim pravilima i nivoom ovlaštenja. 

Integracija sa ERP sistemom putem Automation Flow-a (AF): Po završetku interne obrade, faktura se kroz AF — integracioni alat dostupan od Falcon verzije OWIS-a — automatski prosljeđuje u ERP sistem klijenta na knjiženje. 

Povratna informacija u OWIS: Nakon validacije i knjiženja u ERP-u, status se vraća u OWIS, čime se predmet zaokružuje od trenutka prijema do potvrde o izvršenom knjiženju. 

Korak 4: AF kao platforma za dalji razvoj klijenta 

Jedan od značajnijih ishoda projekta nastao je na strani klijenta. Prepoznavši mogućnosti koje Automation Flow otvara, IT tim Binga je samostalno razvio rješenje za obradu faktura koje pristižu putem e-maila, uključujući slučajeve sa više faktura u jednom PDF dokumentu. poziva namjenski AF endpoint, na osnovu kojeg OWIS automatski kreira predmete i upućuje ih u interni tok obrade. Na ovaj način AF se koristi i kao osnova za automatizacije koje klijent samostalno razvija nad postojećim sistemom. 

Tehnologija i alati

Za realizaciju rješenja korišteni su sljedeći moduli OWIS sistema: 

• Workflow Designer: Modeliranje paralelnih tokova za opću poštu i ulazne fakture, sa specifičnim pravilima distribucije, likvidacije i odobravanja. 

• Forms Designer: Prilagođene forme za zavođenje korespondencije i unos podataka o fakturama, povezane sa organizacionom strukturom i mjestima troška klijenta. 

• Automation Flow (AF): Integracioni sloj uveden Falcon verzijom OWIS-a, koji omogućava dvosmjernu komunikaciju sa ERP sistemom klijenta, kao i otvorene endpointe koje koristi IT tim klijenta za vlastite scenarije obrade. 

• Reports modul: Izvještaji za praćenje volumena, statusa i vremena obrade — neophodan alat za organizaciju koja kroz sistem provodi nekoliko hiljada faktura mjesečno. 

Rezultati

Implementacija je donijela konkretna unapređenja u radu sa dokumentima i fakturama: 

• Jedinstvena evidencija elektronskog protokola: Ulazna i izlazna korespondencija vode se u istom sistemu, bez razdvojenih knjiga i sa potpunim uvidom u komunikacione tokove. 

• Zaokružen tok obrade ulaznih faktura: Od prijema na protokolu, preko likvidacije na mjestu troška, do knjiženja u ERP-u i povratne potvrde — svaki korak je vidljiv, sljediv i evidentiran u jedinstvenom sistemu. 

• Skalabilnost na realnom volumenu: Proces je dizajniran i potvrđen na 5.000–6.000 ulaznih faktura mjesečno, sa pravilima distribucije koja obradu usmjeravaju nadležnim korisnicima na odgovarajućim mjestima troška. 

• Bolja vidljivost i kontrola: Klijent u realnom vremenu raspolaže informacijama o lokaciji svakog predmeta i vremenu zadržavanja u pojedinim fazama, što doprinosi identifikaciji uskih grla i optimizaciji resursa. 

• Proširenja od strane klijenta: IT tim Binga samostalno proširuje sistem korištenjem AF endpointa, čime se skraćuje vrijeme od ideje do produkcionog rješenja za nove scenarije obrade.