Ako ti fakture i dalje lutaju kroz firmu iako „sve radite digitalno“, problem nije u PDF-u nego u procesu. Prosječno vrijeme ciklusa za obradu jedne fakture u klasičnom, ručnom režimu i dalje se mjeri danima, ne satima. Istraživanja pokazuju da kompanijama u prosjeku treba od 9 do 14 dana da obradi jednu fakturu – čak i kada su „digitalne“.

Digitalna faktura nije isto što i digitalizovan proces

Ključni nesporazum je izjednačavanje „PDF u mejlu“ sa „digitalizovan proces“. Sken nije struktura, nije tok odobravanja i nije kontrola verzije. Bez pravog workflowa nastaju uska grla, čekanja na potpis i beskrajna prosljeđivanja. Dok god je mejl glavni kanal za upravljanje važnim dokumentima, gubi se vidljivost, trag promjena, SLA i sigurnost.

Prosječan ciklus fakture – devet dana i devet razloga za glavobolju

Podaci pokazuju da zaposleni potroše i do 20% radnog vremena tražeći fajlove i mejlove. To direktno produžava ciklus fakture jer se status, prilog ili odobrenje traže na više mjesta. Svaki korak koji zavisi od ručnog rada i nejasnih pravila – ko, kada i kako odobrava – automatski produžava proces.

Zašto PDF-ovi prave veći haos nego papir?

PDF je samo slika papira. Nema podatke koje sistem može razumjeti, nema polja koja se validiraju, niti ikakvu logiku toka. Skenirana faktura može izgledati uredno, ali unutar sistema ona je „mrtva datoteka“ – ne znaš ko ju je pregledao, kada, ni da li čeka odobrenje.

Sedam najčešćih uzroka kašnjenja u obradi faktura:

Fakture stižu kroz različite kanale – mejl, portale, papir – i završavaju u različitim „ladicama“.
Ručno prepisivanje podataka unosi greške i kašnjenja.
Odobrenja zavise od hijerarhije i ručnog potpisivanja.
Verzije i prilozi čuvaju se po mejlovima, ne u sistemu.
Nema podsjetnika ni rokova – zadaci se zaboravljaju.
Nedostatak uvida u ciklus i uska grla sprečava intervenciju.
Slaba integracija sa ERP-om vodi ka zakašnjelom knjiženju.

Ručni unos i e-mail nisu workflow

E-mail nije tok rada – to je poštansko sanduče bez prioriteta. Kada su svi koraci zasnovani na slanju, prosljeđivanju i kopiranju, proces postaje nevidljiv. OWIS tu postavlja red: svaka faktura automatski dobija status, odgovornu osobu i jasan tok, bez čekanja da neko „pošalje dalje“.

Koliko vas stvarno košta jedan dan kašnjenja?

Svaki dan kašnjenja povećava trošak obrade, gubi se pravo na popuste za rano plaćanje i raste rizik od pogrešnog planiranja novčanih tokova. Najbolje AP ekipe u svijetu rade 3–5 puta brže od onih koje se oslanjaju na ručni rad, upravo zbog automatizovanih tokova.

Šta OWIS radi drugačije (i zašto to funkcioniše)?

1. Centralna ulazna pošta – svi kanali (mejl, portali, skenovi) slivaju se u jedinstveni inbox.

*Prikaz inboxa s predmetima i statusima*

2. Automatsko čitanje i validacija – sistem prepoznaje dobavljača, iznos, datum, broj fakture i provjerava podatke.

*Primjer analizirane fakrture nakon što su prepoznati svi ključni podaci u OWIS sistemu*

3. Pravila odobravanja – definisani pragovi po iznosima i vrstama troškova automatski rutiraju dokument.

*Moguće je konfigurisati pragove odobravanja po proizvoljnim iznosima*

*Primjer 1: Prikaz izvršavanja akcije ispod definisanog limita - delegiranje finansijama*

*Primjer 2: Prikaz izvršavanja akcije iznad definisanog limita - delegiranje šefu odjela*

4. SLA tajmeri i podsjetnici – svaka faza ima rok i vlasnika.

5. Jedna verzija istine – svi vide isti dokument, sa kompletnom istorijom izmjena.

*U svakom trenutku je dostupan pregled dokumenta u procesu*

6. Integracija sa ERP-om – automatsko knjiženje i sinkronizacija statusa.

7. Dashboardi u realnom vremenu – jasan pregled broja faktura, zaostataka i prosječnog vremena obrade.

*U svakom trenutku je dostupan dashboard koji omogućava pregled broja faktura po odjelu, periodu, proceduri, klasifikaciji i dodatnim proizvoljnim parametrima*

PDF je slika, a ne podatak: zašto strukturirani podaci mijenjaju sve

Digitalizacija nije skeniranje, nego pretvaranje dokumenata u podatke koji mogu da „rade“. Kada faktura postane skup strukturiranih informacija, OWIS omogućava praćenje, pretragu i mjerljivost svakog koraka.

Kako mjeriti efikasnost i prepoznati uska grla u procesu

Kroz OWIS nadzorne table možeš vidjeti gdje tačno proces zastaje – po odjelu, osobi, fazi ili vrsti troška. Ta transparentnost omogućava i optimizaciju: brže odobravanje, bolje planiranje i manje stresa u računovodstvu.

MOze i ovdje screenshot onog grafickog dashboarda

Kada faktura postane proces – i vrijeme postane saveznik

Kašnjenja ne dolaze zato što ljudi ne rade, nego zato što sistem ne radi. Kada se ulaz standardizuje, odobravanja automatizuju, a vrijeme mjeri i prati – ciklus pada sa dana na sate. To je razlika između fajla i procesa. OWIS je napravljen da to bude proces.

Zašto fakture kasne iako su digitalne? Sedam konkretnih razloga i kako to riješiti