U svakoj organizaciji postoji isti problem, informacije su tu, ali su razbacane. Neko gleda listu predmeta, neko izvještaje, neko broji zadatke u glavi, a menadžment traži brzi pregled bez dvadeset klikova. Radni prostori, odnosno widgeti, su dodatna OWIS funkcionalnost koja rješava baš to: daje jasan pregled onoga što je važno, na jednom mjestu.

Ovo nije nešto što se uključi svima isto. Widgeti se kreiraju na zahtjev, prema tome kako vaša organizacija već koristi OWIS. Poenta je jednostavna: kad jednom definišete šta želite vidjeti, OWIS to može prikazati kao mali panel koji vam svaki dan štedi vrijeme.

Šta su radni prostori, odnosno widgeti?

Radni prostor je jedan ekran ili dio ekrana sastavljen od manjih modula. Svaki modul, odnosno widget, prikazuje jednu stvar koja vam je bitna. To može biti broj, lista, grafikon ili prečica ka akciji. Umjesto da ulazite kroz više menija, ključne informacije dobijate odmah.

U praksi to znači da različiti timovi mogu imati različite radne prostore. Administracija može pratiti predmete u zastoju, nabavke mogu pratiti šta čeka odobrenje, HR može imati pregled odsustava, a rukovodstvo može dobiti sažetak aktivnosti i opterećenja.

Zašto je ovo korisno za organizaciju?

Najveća vrijednost widgeta nije u tome što izgledaju lijepo, nego u tome što mijenjaju ponašanje tima. Kad je pregled jasan, ljudi brže reaguju, manje stvari se zaboravlja i lakše se dogovara prioritet.

Tipični efekti koje organizacije traže su: manje ručnog praćenja u excelu, manje pitanja tipa ko je na čemu, brže otkrivanje zastoja, i više kontrole nad rokovima i opterećenjem.

Primjeri iz prakse

Ispod su primjeri radnih prostora koji pokazuju različite tipove widgeta. Ideja nije da prepišete baš ove ekrane, nego da u njima prepoznate logiku i razmislite šta bi vašem timu bilo najkorisnije.

Primjer 1: Aktivnost korisnika i osnovni trendovi

Ovo je tip widgeta koji rukovodiocima i administratorima daje brz odgovor na pitanje da li je sistem živ i koliko se koristi. U jednom pogledu dobijete broj aktivnih korisnika u zadnjem satu, odnos aktivno i ukupno, te pregled po satima za isti dan.

*Slika 1. Primjer KPI i grafikona za aktivnost u zadnjem satu.*

*Slika 2. Primjer jednostavnog KPI widgeta za broj aktivnih korisnika danas.*

*Slika 3. Primjer grafikona za broj aktivnih korisnika po satu i odnos aktivno i ukupno danas.*

Ovakav radni prostor je koristan i kada želite dokazati navike korištenja. Na primjer, da li se najveći obim rada dešava ujutro, da li postoji pad nakon određenog vremena, ili da li neki tim koristi sistem sporadično. To su informacije koje pomažu kod planiranja podrške, edukacije i raspodjele posla.

Primjer 2: Nabavke i inicijative na jednom mjestu

Nabavke su klasičan slučaj gdje je pregled važniji od detalja. Timu treba odgovor na tri pitanja: šta čeka postupanje, šta je moje, i šta je ukupno u sistemu. Widgeti to rješavaju tako što od ovih pitanja naprave tri jasne liste, dostupne bez dodatnog ulaska u module.

*Slika 4. Primjer radnog prostora za nabavke sa listama na čekanju, moje i sve nabavke.*

*Slika 5. Primjer radnog prostora za inicijative sa istom logikom pregleda.*

Ovaj tip radnog prostora najčešće služi da se ništa ne zagubi. Kad se posao vodi kroz redove i statuse, najveći rizik je da nešto ostane na čekanju jer niko nije primijetio. Widgeti smanjuju taj rizik jer čekanje postaje vidljivo.

Primjer 3: Pregled i generisanje naslovnica

U nekim organizacijama je važno da se određeni dokumenti ili naslovnice generišu po danu i po grupi predmeta. Widget može dati pregled šta je već generisano i kada, plus jednostavnu akciju za pokretanje generisanja.

*Slika 6. Primjer liste naslovnica po danu, kao widget u radnom prostoru.*

Kako osmisliti svoj radni prostor?

Ako želite da radni prostor zaista bude koristan, ne počinje se od dizajna nego od pravog pitanja. Ovo je jednostavan okvir koji se u praksi pokazao kao najefikasniji:

Postavite pitanje na koje želite odgovor za pet sekundi. Na primjer: šta danas čeka moje postupanje ili koliko predmeta je trenutno u zastoju.
Odaberite najbolji način prikaza. Broj za brz pregled, lista za operativni rad, grafikon za uočavanje trenda.
Definišite kome je namijenjen. Jednoj osobi, timu ili rukovodstvu. Widget uvijek poštuje postojeće ovlasti u OWIS-u.
Dogovorite filtere i period. Danas, posljednji sat, zadnjih sedam dana, samo moj sektor ili samo moja zaduženja.
Dodajte jasnu akciju gdje ima smisla. Otvori predmet, pokreni novu nabavku, prikaži detalje ili generiši dokument.

Kako se widgeti dobijaju u OWIS sistemu?

Radni prostori se kreiraju na zahtjev. Zajedno definišemo šta želite pratiti, kome je namijenjeno i kako izgleda idealan pregled. Zatim se widget poveže sa podacima koji već postoje u OWISu i uklopi u vaš način rada.

Pošto je ovo dodatna funkcionalnost, ne dirate osnovne procese i ne mijenjate način kako OWIS radi. Dobijate sloj pregleda iznad postojećeg sistema, tačno po mjeri vaše organizacije.

Napomena: primjeri na slikama su ilustrativni. U realnoj upotrebi prikaz podataka uvijek prati korisnička ovlaštenja.

Zaključak

Widgeti su mali, ali praktični. Kad se dobro pogode, postanu prvi ekran koji ljudi otvore ujutro, jer odmah vide šta treba raditi. Ako imate dio posla koji trenutno pratite ručno ili kroz više koraka, velika je šansa da se može pretvoriti u jednostavan radni prostor u OWISu.

OWIS widgeti: Kako da u jednom ekranu vidite ono što vam je zaista važno?