Budžet za 2027: koliko košta još jedna godina istog načina rada?

U pripremi budžeta za 2027. ulaganje u digitalizaciju brzo dobije svoj iznos. Stigne ponuda, saberu se licence, procijene implementacija i interni angažman. Zatim se otvori pitanje može li taj trošak sačekati još godinu.

Teže je na istom mjestu vidjeti cijenu sadašnjeg načina rada. Ona je raspoređena kroz sate zaposlenih koji traže dokumentaciju, prepisuju podatke, prikupljaju odobrenja i provjeravaju zašto nešto stoji. Dio se pojavljuje kroz prekovremeni rad i ispravke, a dio kroz posao za koji tim više nema dovoljno kapaciteta.

Nećemo od miša praviti slona. Ali ćemo izračunati koliko nam budžeta pojede za godinu dana.

Odgađanjem digitalizacije kompanija nastavlja finansirati postojeći način rada. Zato odluka o ulaganju treba uključiti i procjenu koliko će je taj način rada koštati tokom naredne godine, posebno ako planira više kupaca, narudžbi ili poslovnica.

Ovo pitanje jednako je važno za kompanije koje već imaju ERP, elektronske fakture i digitalnu arhivu. Između tih sistema i dalje može ostati mnogo ručne koordinacije. Upravo taj dio poslovanja vrijedi sagledati prije zaključivanja budžeta.

Trošak koji se ponavlja sa svakim dokumentom

Zaposlenik unese podatke iz fakture, kolegica ih provjeri, a računovodstvo ih ponovo unese u drugi sistem. Kada nedostaje prilog, dokument se vraća kroz dio istog puta. U međuvremenu neko odgovara dobavljaču i pokušava utvrditi kada će obrada biti završena.

Posmatrane pojedinačno, takve aktivnosti djeluju kao uobičajen dio radnog dana. Njihova cijena postaje jasnija kada se povežu s godišnjim brojem dokumenata i brojem ljudi uključenih u obradu.

O tome smo pisali kroz skrivene troškove ručne obrade ulaznih faktura. Pronalaženje odgovornih osoba, dostavljanje dokumentacije i ispravljanje grešaka troše vrijeme koje također pripada procesu, iako ga je teže prepoznati u jednoj budžetskoj stavci.

Plan rasta treba pratiti i plan kapaciteta

Više kupaca i narudžbi donosi i više potvrda, ugovora, faktura i internih odobrenja. Ako način obrade ostane isti, dodatni obim može zahtijevati više ljudi, prekovremene sate ili duže čekanje.

Zato plan rasta treba povezati s pitanjem koliko dodatnog administrativnog rada proizvodi. Kompaniji koja otvara nove poslovnice ili širi prodaju važan je trošak obrade svake sljedeće narudžbe, kao i sposobnost postojećeg tima da je završi na vrijeme.

Takav izazov imao je AutoParts24 prije automatizacije obrade narudžbi i isporuka. Rast poslovanja prerastao je tokove zasnovane na Excel tabelama, pozivima i emailovima. Kroz OWIS su povezani prijem narudžbi, potvrde dobavljača, kreiranje i praćenje isporuka te obrada reklamacija.

Vrijednost takve promjene je u kapacitetu da se veći obim posla obradi uz manje dodatnog ručnog angažmana.

Interno čekanje može pomjeriti i realizaciju prihoda

Prodaja je dogovorila posao, ali ugovor još čeka internu reviziju. Kupac je potvrdio narudžbu, ali dokumentacija nije spremna za naredni korak. Timovi ponovo razmjenjuju poruke, provjeravaju verzije i traže odobrenja.

Za kompaniju kojoj završetak tih koraka pokreće isporuku ili početak usluge, administrativno čekanje može pomjeriti realizaciju posla, a zavisno od uslova saradnje i fakturisanje. U takvim situacijama trošak sporog procesa prelazi granice administracije.

U projektu upravljanja ugovorima za EKI definisani su tok usaglašavanja i odobravanja, učesnici, prava pristupa i centralna evidencija. Implementacija je donijela kraće vrijeme kreiranja i odobravanja ugovora te jasniji pregled njihovog statusa.

Koji interni koraci danas odgađaju završavanje već dogovorenog posla u vašoj kompaniji? Odgovor pokazuje gdje unapređenje procesa može imati učinak i izvan administracije.

Ručni rad između sistema također se plaća

Kompanija može imati kvalitetan ERP i urednu finansijsku evidenciju, a ipak ručno povezivati prijem dokumenta, odobravanje i knjiženje. Zaposleni prenose podatke iz jednog sistema u drugi, provjeravaju jesu li prihvaćeni i usaglašavaju statuse.

Taj posao ostaje redovan trošak i nakon što su pojedinačni sistemi plaćeni. Njegovo smanjenje može povećati vrijednost postojećih ulaganja i osloboditi vrijeme ljudi koji danas održavaju vezu između alata.

OWIS Automation Flow povezuje tok rada s ERP sistemima. U opisanom procesu odobreni podaci o fakturi šalju se u ERP, a informacija o knjiženju vraća se u OWIS i postaje dio evidencije predmeta.

Rukovodstvo plaća nedostatak pregleda vlastitim vremenom

Priprema pregleda otvorenih poslova može početi nizom poruka kolegama. Finansije provjeravaju kod koga je faktura, prodaja pita dokle je stigao ugovor, a rukovodilac pokušava sastaviti cjelovitu sliku prije sastanka.

Svaka takva provjera angažuje više ljudi i prekida druge zadatke. Za rukovodstvo to znači manje raspoloživog vremena za odluke, rad s klijentima i razvoj poslovanja.

Prilagođeni OWIS radni prostori i widgeti mogu na jednom mjestu prikazati predmete na čekanju, zadatke i informacije važne određenom timu. Takav pregled olakšava uočavanje zastoja i određivanje prioriteta.

U procjenu vrijednosti digitalizacije zato treba uključiti i vrijeme potrebno da se dođe do informacije na osnovu koje se upravlja. Kada je pregled dostupan, dio rutinskog prikupljanja statusa može se zamijeniti pravovremenim postupanjem.

Greška pokreće novi krug rada

Pogrešan podatak ili duplirana faktura mogu zahtijevati provjeru dokumentacije, kontakt s dobavljačem, ispravku evidencije i ponovno odobravanje. Trošak se povećava sa svakim dodatnim učesnikom i korakom potrebnim da se problem riješi.

Digitalni proces omogućava da se dio provjera ugradi u sam način rada. U KappaStar grupaciji kroz OWIS su uvedeni provjera duplih faktura, razmjena podataka s NAV-om i izvještaji za praćenje vremena obrade po fazama.

Trošak korekcija možete procijeniti na osnovu njihovog broja i aktivnog vremena potrebnog da se riješe. Tako se vidi koliko rada odlazi na posljedice grešaka i gdje ih ima najviše smisla spriječiti.

Posao treba imati kontinuitet i kada nekoga nema

Godišnji odmor, službeni put ili neplanirano odsustvo mogu otkriti koliko proces zavisi od dostupnosti jedne osobe. Dokumentacija je spremna, ali korak čeka jer zamjena nije jasno određena ili nema odgovarajuća prava.

OWIS kroz prenos prava u poslovnim procesima omogućava imenovanje zamjene za određen period, uz ograničenja odgovarajućih prava pristupa. Za neplanirano odsustvo prenos može postaviti administrator.

Kada se unaprijed odrede osoba koja ima potrebno znanje, obim ovlaštenja i trajanje zamjene, organizacija ima jasniji način da nastavi posao. Time se smanjuje potreba za improvizacijom i pojedinačnim dogovorima svaki put kada neko nije dostupan.

Kako trošak sadašnjeg rada staviti u brojke

Uzmimo ilustrativni primjer: 20 zaposlenih svakog radnog dana potroši po 15 minuta na ponovni unos podataka, traženje dokumentacije i ručne provjere. Uz pretpostavljenih 220 radnih dana, to je ukupno 1.100 sati godišnje. Ovdje računamo aktivno vrijeme zaposlenih. Vrijeme koje dokument provede čekajući između koraka pratimo zasebno.

Ako za potrebe iste računice pretpostavimo ukupan trošak rada od 20 KM po satu, godišnji trošak tog vremena iznosi 22.000 KM. To je procijenjeni trošak rada na tim aktivnostima. Analiza procesa treba pokazati koliki se dio tih aktivnosti može smanjiti.

Oslobođeno vrijeme može se iskoristiti za veći obim posla, manje prekovremenih sati ili smanjenje potrebe za dodatnim kapacitetom. Novčana ušteda nastaje kada se zaista smanji izdatak ili izbjegne budući trošak koji bi inače bio potreban.

S druge strane računice treba obuhvatiti licence, implementaciju, integracije, obuku i angažman vlastitog tima. Važan je i raspored: korist se ostvaruje nakon što proces bude uveden i počne se koristiti. O elementima takve procjene detaljnije smo pisali u tekstu Kako znamo da se digitalizacija isplati?.

Šta uvrstiti u budžet za 2027.

Odluku je korisno početi jednim procesom u kojem postoji jasan problem. Treba utvrditi obim rada, mjesta na kojima nastaju ponavljanja i zastoji, očekivani rast te rezultat koji kompanija želi postići. Na toj osnovi može se definisati opseg ulaganja i način mjerenja učinka.

Ako se projekat pomjeri za još jednu godinu, pomjera se i trenutak od kojeg može početi donositi korist. U međuvremenu postojeći način rada nastavlja trošiti vrijeme i resurse, uz obim poslovanja koji kompanija planira.

Zato uz cijenu digitalizacije u budžetskom razgovoru treba stajati i drugo pitanje: koliko će nas koštati da u 2027. nastavimo raditi na isti način?

OWIS tim može vam pomoći da sagledate odabrani proces, prepoznate prostor za unapređenje i definišete šta ulaganje treba donijeti vašoj kompaniji. Javite nam se da zajedno razmotrimo odakle ima najviše smisla početi.