Drugi UGO Meetup: OWIS kao klijentski portal, od radnog prostora do automatizacije

U Sarajevu smo 17. septembra održali drugi UGO Meetup, susret namijenjen korisnicima OWIS sistema. Ovog puta okupili smo se u Motiff Coworking Spaceu, gdje smo predstavili kako OWIS može povezati interne poslovne procese s klijentima i vanjskim partnerima.

Mirza Pećanac, Technical Lead u OWIS-u, i Lejla Trnčić, Junior Software Developer, pokazali su kako se postojeći OWIS radni prostori mogu koristiti kao klijentski portal, od unosa podataka i dostavljanja dokumentacije do obrade zahtjeva i automatizacije koraka koji slijede.

Fokus je bio na konkretnom poslovnom problemu: kako organizovati razmjenu podataka s partnerima kada informacije stižu u različitim formatima, dopune se dogovaraju e-mailom, a zaposlenici podatke iz priloga ručno prenose u sistem.

Kako radni prostor postaje klijentski portal?

Radni prostori u OWIS-u nastali su kako bi internim korisnicima omogućili da na jednom mjestu pregledaju podatke iz povezanih procesa i obavljaju potrebne radnje.

Isti princip može se primijeniti i na saradnju s vanjskim korisnicima. Klijent ili partner dobija pristup svom radnom prostoru, u kojem može unijeti tražene podatke, dostaviti dokumentaciju i pregledati svoje zahtjeve.

Na meetupu smo pokazali kako se ovakav portal uspostavlja konfiguracijom postojećih OWIS funkcionalnosti, bez dodatnog razvoja. Sadržaj i dostupne radnje prilagođavaju se konkretnom procesu, uz definisana prava pristupa podacima.

Demonstracija uživo: od prijave do obrade zahtjeva

Mirza i Lejla su direktno u OWIS-u prikazali kako cijeli proces izgleda iz perspektive klijenta, ali i zaposlenika koji obrađuje pristigle podatke.

Kao primjer poslužila je obaveza mjesečnog dostavljanja osnovnih podataka o kompaniji. Demonstracija je obuhvatila prijavu na portal, pristup radnom prostoru te popunjavanje forme i dostavljanje priloga.

Zatim su pokazali šta se dešava kada zahtjev stigne u OWIS: kako ga zaposlenik preuzima, pregleda i, kada je potrebno, vraća na dopunu. Prikazali su i kako se dopunjeni podaci vide u sistemu te kako obavijesti prate tok obrade.

Tako su učesnici mogli vidjeti kako se razmjena koja inače zahtijeva više poruka i ručnih koraka može organizovati unutar jednog procesa, s pregledom dostavljenih podataka i njihovih izmjena.

Šta povezuje portal i automatizaciju?

Dio prezentacije posvetili smo i načinu na koji se portal konfiguriše. Pokazali smo kako se njegovi elementi, poput tabela, formi i dugmadi, povezuju s automatizovanim tokovima rada koji određuju koje će podatke korisnik vidjeti i šta će se dogoditi nakon određene radnje.

Razgovarali smo i o pristupu vanjskih korisnika te razdvajanju podataka, kako bi svaki partner imao uvid u sadržaj koji mu je namijenjen.

Iako smo za demonstraciju koristili mjesečno dostavljanje podataka, isti pristup može se primijeniti na razmjenu izvještaja, zahtjeva, faktura i drugih dokumenata s klijentima i partnerima.

Vidimo se na narednom UGO Meetupu

UGO Meetup nastavljamo razvijati kao mjesto za direktan razgovor između korisnika i OWIS tima, predstavljanje mogućnosti sistema i razmatranje konkretnih poslovnih potreba.

UGO meetupe održavamo kvartalno, a i na narednim susretima fokusirat ćemo se na praktične primjere i primjenu OWIS-a u svakodnevnom radu.

Hvala svima koji su nam se pridružili. Vidimo se uskoro na narednom UGO Meetupu!