7 bolnih tačaka u poslovnim grupacijama i kako ih prevazići automatizacijom procesa

Grupacije preduzeća nisu nastale slučajno – iza njih stoji uspješna historija firmi koje su se širile organskim rastom ili akvizicijama. Njihov razvoj je često krenuo od preduzeća koje je vodio karizmatični osnivač ili porodica, a s vremenom su prerasle u složene sisteme u kojima sve više ulogu preuzimaju menadžeri školovani u korporativnom okruženju. To ih čini pokretačima ekonomije, ali i donosi nove izazove: kako uskladiti različite prakse koje su se razvijale u svakoj firmi ponaosob. Iza brzog rasta – novih firmi, sektora i tržišta – često ostaje mreža nepovezanih procesa, nepreglednih obaveza i „svako po svom“ kulture. Upravo tu nastaje ranjivost: menadžment teško dobija cjelovitu sliku, odluke se odgađaju, a rizici se gomilaju.

Evo sedam najčešćih bolnih tačaka – i načina kako ih grupacije mogu riješiti kroz pametnu automatizaciju poslovnih procesa, zadržavajući slobodu svojih preduzeća ali uz potrebnu zajedničku kičmu.

Fragmentirani procesi

Svaka firma radi po svom. Grupacija gubi pregled i mogućnost poređenja.

Automatizacija osigurava da jednom definisani procesi zaista budu sprovedeni u praksi. Alat kojim se procesi modeliraju istovremeno je i onaj kroz koji se izvršavaju – što uklanja fragmentiranost i daje grupi jedinstven jezik podataka. Time se istovremeno adresira i otpor prema centralizaciji: firme zadržavaju slobodu oblikovanja svojih procesa, dok centrala dobija potreban pregled i kontrolu. Jedna kičma, mnogo poslovnih praksi.

Nedostatak pregleda na nivou grupe

Top menadžment nema uvid u odobrenja, zastoje, otvorene predmete.

Nedostatak uvida često proizlazi iz ručnog rada i rasutih izvještaja: izvještavanje je dodatni napor, a podaci stižu iz različitih sistema i teško se konsoliduju. Kada se procesi vode kroz jedinstvenu platformu i automatizuju, izvještavanje postaje nusprodukt svakodnevnog rada. Bez obzira na razlike u procesima, koncept ostaje isti i omogućava lako objedinjavanje podataka za cijelu grupu. Rezultat je potpuna vidljivost – od strateškog nivoa do svakog pojedinačnog zadatka – što menadžmentu donosi brže i sigurnije odluke. Od grupnog pregleda do najmanjeg detalja.

Smjena generacija u vlasništvu

Osnivači su upravljali intuicijom, nasljednici traže transparentnost bez rigidnih ERP pravila.

Automatizacija procesa omogućava da se najbolje prakse osnivača i prvih lidera pretvore u sistematske, provodive modele upravljanja koji nadilaze individualnu harizmu ili lični stil. Time se dobre prakse osnivača ne gube, već postaju alat za cijelu organizaciju. Druga generacija, koja nasljeđuje vođenje kompanije, oslanja se na podatke umjesto na intuiciju – a upravo automatizacija omogućava da ti podaci budu stalno dostupni. Transparentno upravljanje zasnovano na podacima, bez gušenja kulture.

Cross-company odobravanja

Odobrenja prelaze granice firmi članica, ali sistemi ne.

Jedan tok rada za cijelu grupu – odluke se donose tamo gdje trebaju, bez administrativnih zidova. Grupacije i postižu uspjeh jer u pravom trenutku shvate da članice mogu dijeliti resurse, dobre prakse i usluge međusobno. Da bi to funkcionisalo, saradnja se organizuje na ekonomskim principima: članice pružaju usluge jedna drugoj i fakturišu ih, čime se izbjegava monopol i osigurava tržišna dinamika. Zato procesi moraju nadilaziti individualne kompanije i prevazilaziti puku razmjenu podataka – cijeli sistem treba imati jasne tačke gdje procesi prelaze iz jedne članice u drugu. Jedan workflow kroz više kompanija.

Rasuti procesi i dokumenti

Procesi i dokumenti su razbacani, teško ih je naći.

Sam proces implementacije sistema za upravljanje procesima tjera grupaciju da analizira i sistematizira različite prakse koje postoje u članicama. Tokom tog rada dobija se uvid u način funkcionisanja svake organizacije, a nakon toga i uvid u podatke koje različiti sistemi generišu. Time se stvara osnova za koncentraciju i dijeljenje znanja u cijeloj grupi. Rezultat je da dokumenti i informacije postaju lako dostupni, bez obzira u kojoj firmi nastaju. Pronađi svaku informaciju za sekund.

Teško je napraviti prvi korak

Čak i kada postoji svijest o potrebi za boljim procesima, mnoge grupacije nisu sigurne odakle početi.

Najbolje polazište su jednostavni, ali univerzalni procesi – opšta pošta, ulazne fakture i ugovori. To su tzv. low-hanging fruit: dovoljno česti i dovoljno važni da donesu brze rezultate, a istovremeno dovoljno jednostavni da ne unesu previše komplikacija. Kada se oni automatizuju, organizacija odmah osjeti koristi: bolju kontrolu, brže odobravanje, jasnu evidenciju. A još važnije – ljudi se postepeno navikavaju na platformu za upravljanje procesima, pa postaje prirodno da se kasnije dodaju i složeniji procesi. Mali koraci, veliki efekti.

Regulatorni i revizorski pritisak

Različite prakse i nekompletna dokumentacija povećavaju rizik regulatorne neusklađenosti.

Članice iste grupacije često ne dijele istu regulativu, jer poslovanje nadilazi granice jedne pravne jurisdikcije. Ponekad i unutar iste jurisdikcije postoje različite prakse, pa holding kompanije nastoje kroz zajedničke pravne odjele i interne revizije ujednačiti način rada. Ključno je da sistem omogući usklađenost i zajedničke standarde, ali da istovremeno ostavi prostor za fleksibilnost pojedine članice. Zato OWIS ne nudi unaprijed zadate regulatorne šablone, već omogućava evidenciju, sljedivost i revizijski trag koji se mogu prilagoditi različitim propisima. Budući da većina regulativa dijeli slična načela, moguće je postići usklađenost bez forsiranja jedne određene norme. Revizori i regulatori dobijaju uredan, transparentan trag, dok grupacija zadržava fleksibilnost. Audit-ready poslovanje, prilagodljivo svakoj regulativi.

Zaključak: rast bez haosa je moguć

Grupacije koje uspijevaju znaju balansirati: sloboda za firme, pregled za grupu. Bez tog balansa, rast znači haos. S njim, rast znači snagu i otpornost. Sve ovo smo uvidjeli kroz više od dvije decenije rada sa holding kompanijama i grupacijama, gdje se pokazalo da je upravo ovakav pristup ključan za održivi rast. Zato je bitno da pri izboru alata za automatizaciju metodično pristupimo svim izazovima i odaberemo rješenje i implementatora koji može adresirati sve navedene bolne tačke, osiguravajući održivi rast i dugoročnu vrijednost.