Kako izvještaji i dashboardi mijenjaju način donošenja poslovnih odluka?
OWIS i izvještaji? Kao utakmica i statistika.
Ne igraš zbog brojeva, ali bez njih ne znaš jesi li pobijedio.
U biznis svijetu gdje brojke obično govore više no što ljudi kažu, dashboardi i izvještaji otvaraju prozor u stvarno stanje procesa. Jer nije dovoljno samo prikupiti podatke – važno ih je vidjeti, razumjeti i iskoristiti. S pravim izvještajima i vizualizacijama, menadžeri dobivaju jasne uvide koji otkrivaju uska grla, prate performanse i potiču pametne, dokazom potkrijepljene odluke.
Uvod: Jedna platforma, dvije stvarnosti - unos i uvid
Repetitio est mater studiorum.
Ok, onda da ponovimo - OWIS je workflow management platforma. Njegova primarna uloga je da procesi u organizaciji budu digitalni, vođeni pravilima i što automatizovaniji — kako bi se vrijeme korisnika koristilo tamo gdje je najpotrebnije.
Ali svaki sistem, koliko god da vrijedi, vrijedi ipak više ako znam šta se u njemu tačno dešava. Implementirali smo sistem, koristi se, ali kako? Kada procesi počnu živjeti u OWIS-u, kada se kroz njega obrade hiljade procesa — postaje neophodno omogućiti uvid u ono što je urađeno. Da, jasno je da prva riječ koja padne na pamet jeste 'kontrola'!
Ipak, ovdje je fokus na razumijevanju. Onda kada razumijemo, imamo preduslov da donosimo bolje odluke.
Upravo zato je nastao OWIS modul Izvještaji.
Standardni izvještaj - rezultat, ne dodatak
Kada smo započeli s dizajniranjem izvještaja, nije nam bio cilj da „preslikavamo Excel tabele“. Cilj je bio da pružimo uvid u ono što je već urađeno — i to na način koji odgovara svakoj konkretnoj organizaciji. OWIS procesi su prilagođeni klijentima, pa je logično da su i izvještaji isti takvi: prilagođeni.
Standardni izvještaji u OWIS-u organizovani su po grupama koje se povezuju s vrstom prava i odgovornosti u organizaciji. Pristup izvještajima je prilagođen korisničkoj ulozi, kako bi se osiguralo da menadžment vidi ono što treba da vidi, dok operativa ostaje fokusirana na svoj segment posla, u skladu sa organizacijskim pravilima.
Svaki izvještaj se pokreće definisanjem parametara i njihov set se u bilo kojem trenutku može prilagođavati. Jednom kada se postave kriteriji, sistem prikazuje rezultate — niz kolona sa podacima koji su odabrani upravo zato što su klijentu bitni.
Ono što razlikuje OWIS izvještaje od starih Excel tabela jeste to što izvještaj više nije alat za praćenje, nego rezultat rada. Prije, proces je bio ono što se punilo u tabelu. Danas je proces digitalizovan, strukturisan i vođen pravilima, a tabela — odnosno izvještaj — dolazi tek nakon toga, kao presjek svega što je prošlo kroz sistem.
Standardni izvještaj – Primjer prilagođenog izvještaja za process odobravanja ulaznih računa
OWIS Dashboards – Fokus na vrijeme i ljude
Vremenom smo shvatili da korisnici OWIS-a iz njega crpe i različite koristi.
Postoje oni koji unose podatke i izvršavaju procese — i postoje oni koji ih osmišljavaju, prate i odlučuju kako da ih unaprijede.
Moglo bi se reći i ovako: „OWIS je isti za sve korisnike, ali nisu svi korisnici isti za OWIS.”
Upravo iz te razlike nastala je ideja da razvijemo dodatne alate: vizualne dashboarde.
Dashboardi u OWIS-u su naša interpretacija BI logike unutar jedne platforme. Oni nisu samo “lijepi grafikoni” — već dijagnostički instrumenti. I ne oslanjaju se na podatke iz operativne baze direktno, već iz posebno dizajnirane BI baze koja omogućava brze upite, vizualizaciju i drill-down pristup.
Prvi koji smo razvili bio je dashboard vezan za predmete i tokove procesa.
Workflow dashboard – koristimo li to što smo implemetirali?
Na ovom dashboardu korisnik može vidjeti broj predmeta po procedurama, klasifikacijama, statusima, organizacionim jedinicama i vremenskim periodima. Svaki prikaz je interaktivan — klikom na segment grafikona filtrira se ostatak prikaza, što omogućava brzo pronalaženje uzroka porasta obima, zastoja u radu, ili promjena u trendovima.
Bilo da gledate podatke po kvartalu, firmi ili tipu procedure — sve informacije su tu, vizualno jasne, i dostupne u dva klika.
Workflow dashboard – Pregled svih pokrenutih instancih procesa
Workflow dashboard – kako koristimo to što smo implemetirali?
Kao nastavak priče, razvili smo i dashboard koji analizira postupanja korisnika. Ovdje je u fokusu čovjek — koliko zadataka ima, koliko ih je izvršio, koliko vremena mu je u prosjeku trebalo i, što je možda najvažnije — koliko toga još stoji i čeka na njega ili njegov odjel.
Rezultat je vrlo jasna slika: koje jedinice su opterećene, koji tipovi procesa najduže traju, gdje postoji odstupanje od očekivanih performansi.
Za svakog uposlenika, proces, odjel ili klasifikaciju možemo vidjeti učestalost, prosječno vrijeme izvršavanja, zastoj i trend po vremenskim intervalima.
Action dashboard – Pregled postupanja korisnika
Zašto mi trebaju ovi brojevi?
Jer izvještaji nisu forma. Nisu birokratija. Nisu nužno zlo.
Oni su povratna informacija sistema — i osnov za optimizaciju.
Decision makeri koji koriste OWIS izvještaje ne donose odluke naslijepo. Oni:
prepoznaju uska grla,
vide efekte uvođenja novih procedura,
prate usklađenost sa KPI-jevima,
analiziraju trendove,
i znaju gdje sistem podržava tim — a gdje ga možda i sputava.
Odluke koje dolaze iz OWIS izvještaja nisu “osjećaj” — one su rezultat posmatranja ponašanja sistema i ljudi koji ga koriste. I kao takve, one vode ka kontinuiranom unapređenju poslovnih procesa, na način koji je strukturisan, razumljiv i podržan činjenicama.
Zaključak: Business Proces Management!
On je posljedica pravilno postavljenog sistema — rezultat svakog unosa, svakog odobrenja, svakog kašnjenja i svake odluke.
Sve ono što se uradi, bilježi se, prati, mjeri i — ako postoji volja — poboljšava.
Digitalizacija ne prestaje kada se proces prebaci u sistem.
Ona tek tada počinje, a bez dobrih izvještaja, ni najbolji proces ne može evoluirati – posljedično vjerovatno ni organizacija.
Možemo i dramski: “Dobar proces priča priču — izvještaj je način da je čujemo.”