Elektronska arhiva 2025: Kako zakoni u Srbiji i trendovi u BiH pokreću kompanije na digitalno čuvanje dokumenata
Da li vaša kompanija i dalje gubi dragocjeno vrijeme na traženje dokumenata u prepunim arhivama? Jeste li svjesni zakonskih obaveza koje stupaju na snagu i nose sa sobom ozbiljne posljedice za neusaglašenost? Vrijeme je da se suočite sa realnošću: elektronska arhiva više nije opcija, već neizbježna poslovna strategija. Mi, kao stručnjaci za digitalizaciju, razumijemo kompleksnost ovog prelaska i nudimo vam sveobuhvatna rješenja koja osiguravaju potpunu usklađenost i operativnu efikasnost.
Elektronska arhiva više nije samo „lijepi detalj“ – rastuća potreba industrije i zakonodavstvo primoravaju kompanije da se modernizuju. U Srbiji je digitalno čuvanje dokumenata obavezno od 1. januara 2024. godine, dok se u BiH sve više signalizira prema digitalnoj budućnosti. Pogledajmo zašto je prelazak na elektronsku arhivu neizbježan već u 2025. godini.
Šta je elektronska arhiva?
Elektronska arhiva nije samo zamjena za papir. To je inteligentan sistem upravljanja dokumentima – od skladištenja i metapodataka, do pretraživanja i verzioniranja. Njena implementacija omogućava trenutni pristup dokumentima bilo gdje i bilo kada, uz napredne sigurnosne protokole koji štite vaše podatke od neovlaštenog pristupa i gubitka. Za razliku od papirne arhive, ova je dostupna, sigurna i radno-prilagodljiva, uz znatne uštede. Zamislite samo eliminaciju troškova zakupa prostora za arhivu, kupovine papira i tonera, ili slanja dokumenata poštom!
Pravni okvir u Srbiji: Digitalna arhiva postaje obaveza
Zakonodavstvo u Srbiji je jasno postavilo pravac ka digitalnoj budućnosti, čineći elektronsko arhiviranje obaveznim za sve koji posluju sa digitalnim dokumentima.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020) predstavlja temelj nove regulative. On propisuje obavezno elektronsko čuvanje svih dokumenata koji nastaju u digitalnom obliku – što uključuje sve od elektronskih faktura, ugovora, pa do interne korespondencije koja ima arhivsku vrijednost. To znači da se kompanije ne mogu oslanjati samo na štampanje digitalnih dokumenata radi arhiviranja; digitalni original mora biti sačuvan digitalno.
Uredba o tehničko-tehnološkim zahtjevima koja je stupila na snagu 1. januara 2024. godine nakon više odgoda, precizira tehničke i tehnološke zahtjeve koje sistemi za elektronsko arhiviranje moraju ispunjavati. Ona direktno utiče na sve firme koje posluju sa e-dokumentima, definišući standarde za sigurnost, integritet i autentičnost elektronske arhivske građe.
Nadalje, bitno je razumjeti da se elektronski dokumenti poslati državnim institucijama (npr. SEF, APR, CROSO) već smatraju arhivskom građom. To znači da ste već u obavezi da ih čuvate u skladu sa zakonom, a adekvatna elektronska arhiva osigurava da ste u potpunosti usklađeni.
Za kompanije to znači:
Od 1. januara 2024. godine obavezno je trajno čuvanje elektronskih dokumenata. Nema više odlaganja – vaša dokumentacija mora biti digitalno arhivirana.
Kazne su ozbiljne: Dok su fizička lica izuzeta, pravna lica riskiraju novčane kazne koje se kreću do čak 2 miliona dinara. Osim finansijskih penala, neusaglašenost može dovesti do reputacione štete, inspekcijskih nadzora i administrativnih prepreka koje mogu ozbiljno ugroziti poslovanje. Pitanje nije da li ćete biti kažnjeni, već kada, ako ne uskladite svoje poslovanje.
Dokumentacija koja je već pohranjena kod državnih organa oslobođena je dodatnih obaveza, ali to ne znači da ste oslobođeni arhiviranja ostale digitalne građe.
Drugim riječima, digitalna arhiva od 2024. godine više nije „nice-to-have“ opcija, već apsolutna zakonska obaveza i poslovna nužnost: kompanije koje na vrijeme ne prilagode svoje procese ne samo da se izlažu visokim penalima, već značajno zaostaju u operativnoj efikasnosti, produktivnosti i, najvažnije, konkurentnosti na tržištu. U digitalnom dobu, zaostajanje u digitalizaciji znači gubitak pozicije.
Trendovi digitalizacije u BiH
Iako Bosna i Hercegovina zasad nema jedinstven propis koji sve subjekte obavezuje na elektronsku arhivu, signali su više nego jasni – digitalizacija je neizbježan pravac. Već sada, banke, mikrofinansijske institucije, telekom operateri i pojedine službe javne uprave aktivno upravljaju dokumentima u digitalnom obliku. Zašto? Zato što su prepoznali nužnost zadovoljavanja regulatornih zahtjeva za sigurnost podataka, efikasnije izvještavanje i, generalno, modernizaciju poslovanja.
Najnoviji i najsnažniji signal stiže iz Prednacrta zakona o fiskalizaciji transakcija u Federaciji BiH (novembar 2024). Ovim zakonom se, između ostalog, preuzima EU Direktiva 2014/55/EC o elektronskim fakturama, čime se uvodi obavezno dugoročno čuvanje e-računa i prateće dokumentacije. Iako ovaj zakon još nije usvojen, njegova pojava jasno pokazuje pravac buduće regulative. To znači da firme koje na vrijeme pređu na digitalnu arhivu stječu značajnu prednost, izbjegavaju kasnije, skuplje i potencijalno haotične prilagodbe, te su spremne za buduće zakonske promjene.
Prednosti prelaska na elektronsku arhivu
Uvođenje elektronske arhive mijenja način na koji organizacije upravljaju informacijama. Pretraga i dijeljenje postaju trenutan proces, rizik od gubitka podataka drastično opada, a cijeli tok rada dobija na transparentnosti. Naravno, prvo pitanje koje se postavlja upravi je: isplati li se takvo ulaganje? Detaljnu računicu i metodologiju povrata ulaganja već smo detaljno obradili u blog-postu „Kako znati da li se digitalizacija isplati“.
U nastavku izdvajamo glavne operativne prednosti koje kompanije najčešće primijete neposredno nakon prelaska na elektronsku arhivu:
Brži pristup dokumentima (sekundama umjesto dana): Zaboravite sate provedene u potrazi za zagubljenim dokumentima ili čekanje na dostavu. Uz elektronsku arhivu, potrebna dokumenta su dostupna klikom miša, bez obzira na lokaciju.
Kontrola, verzioniranje i sigurnost (pristup samo ovlaštenima): Implementacijom digitalne arhive osiguravate potpunu kontrolu nad dokumentima. Svaka izmjena se prati (verzioniranje), a pristup je strogo ograničen samo na ovlaštene korisnike, čime se drastično smanjuje rizik od grešaka, gubitka ili zloupotrebe podataka.
Pravna usklađenost – bez prekršajnih kazni: Usklađenost sa zakonskim propisima je imperativ. Elektronska arhiva osigurava da vaša kompanija ispunjava sve zakonske obaveze u pogledu čuvanja i upravljanja dokumentima, eliminišući rizik od visokih novčanih kazni i pravnih problema.
Niži troškovi – manje papira, prostora i distribucije: Dugoročno, digitalna arhiva donosi značajne uštede. Eliminišu se troškovi kupovine papira, tonera, štampanja, fizičkog skladištenja dokumenata (najam prostora, regali), kao i troškovi distribucije i arhiviranja. Ove uštede se direktno odražavaju na vaš poslovni rezultat.
Digitalna produktivnost – automatizacija i evidencije bez ručnog unosa: Elektronska arhiva otvara vrata automatizaciji poslovnih procesa. Integracijom sa drugim sistemima, eliminiše se potreba za ručnim unosom podataka, smanjuju se greške i oslobađa se vrijeme zaposlenika za strateški važnije zadatke.
Kako uspješno preći na digitalnu arhivu?
Za detaljan, provjeren “step-by-step” proces prelaska na elektronsku arhivu preporučujemo vam naš OWIS vodič za privatni sektor – dokument koji kroz devet koraka pokazuje kako uspješno planirati, implementirati i održavati digitalno čuvanje dokumenata. Koraci koje je potrebno poduzeti:
1 Analiza postojećeg stanja - Snima se kako dokumenti trenutno teku kroz odjele, gdje zapinju i koje su ključne slabosti.
2 Definisanje ciljeva organizacije - Postavljaju se mjerljivi ciljevi digitalizacije – npr. % brža obrada faktura ili smanjenje troškova arhive.
3 Osiguranje podrške rukovodstva i zaposlenih - Gradi se interni “buy-in” kako bi promjena prošla bez otpora i zastoja.
4 Analiza tehničkih i organizacionih resursa - Provjerava se infrastruktura, sigurnosni zahtjevi i raspoloživi budžet prije odabira rješenja.
5 Odabir pravog rješenja i partnera - Upoređuju se opcije, definira budžet i biraju dobavljači koji mogu prilagoditi sistem vašim procesima.
6 Pripreme za implementaciju - Kreira se detaljan plan, vremenski raspored i definira “pilot” odjel da bi start prošao glatko.
7 Postepena implementacija i testiranje - Sistem se uvodi u fazama, prate se rezultati i uklanjaju eventualni “uska grla”. owis.com
8 Obuka zaposlenih i upravljanje promjenama - Kroz treninge i mentorstvo tim uči raditi u novom okruženju, uz jasan plan promjene navika. owis.com
9 Kontinuirano praćenje i optimizacija - Nakon “go-live” prate se KPI-evi, procesi se podešavaju i sustav se ažurira prema zakonskim promjenama.
Zaključak
Elektronska arhiva je sada neizbježan korak ka digitalnoj budućnosti. Kao što smo vidjeli, zakonski okviri u Srbiji i rastući trendovi u BiH jasno pokazuju da je prelazak na digitalno čuvanje dokumenata imperativ. Pravilnom implementacijom, uz sistem koji pruža podršku u edukaciji, olakšava prelazak i osigurava potpunu usklađenost sa svim zakonskim propisima, kompanije ne samo da izbjegavaju kazne već i otključavaju pun potencijal operativne efikasnosti i konkurentnosti u modernom poslovnom okruženju.